فن الادارة

مفهوم الإدارة:


إن الإدارة كلمة ليس لها معنى واحد له صفة القبول العام إذ يمكن تعريفها بعبارات مختلفة،
ولكن المفهوم الشامل للإدارة يمكن صياغته بأنه:ـ
'مجموعة من الأنشطة المتميزة الموجهة نحو الاستخدام الكفء والفعال للموارد، وذلك لغرض تحقيق هدف ما، أو مجموعة من الأهداف'.وهذا المفهوم الشامل:ـ
1ـ العمل الإداري يتضمن مجموعة من الأنشطة المتميزة، وهذه الأنشطة يمكن تصنيفها إلى أربعة تصنيفات هي: ـ


[ التخطيط، التنظيم، التوجيه، الرقابة].


2ـ العمل الإداري يتضمن الاستخدام الكفء والفعال للموارد التي تتعامل معها المنظمة وهي موارد بشرية، مادية، مالية، معلوماتية.
3ـ العمل الإداري هو عمل هادف يسعى لتحقيق هدفٍ محدد أو مجموعة من الأهداف.
4 ـ إن الإدارة ليست تنفيذًَا للأعمال، بل إن الأعمال تنفذ بواسطة الآخرين.


هل الإدارة علم أم فن؟


اختلف الكتاب والممارسون في الإدارة من حيث كونها علمًا خالصًا أم فنًا خالصاً أم مزيجا
من العلم والفن؟


الإدارة فن خالص:


ويرى أصحاب هذا الرأي أن الإدارة تتطلب مهارات ومواهب إنسانية، خاصة يتم تنميتها
بالممارسة والخبرة المكتسبة، لأن الإدارة تتعامل مع البشر الذين يختلفون في مكوناتهم
وسلوكهم، وهذا التعامل يحتاج مهارة وموهبة من المديرين، وكما يوجد 'مبدعون' في أي
مجال فإن هناك مديرون ماهرون في مجالهم.


الإدارة علم خالص:


ويرى أصحاب هذا الرأي أن الإدارة هي علم استخدام الجهد الإنساني، حيث إن العلم
يقوم على جميع المعلومات والبيانات والملاحظات وتنظيمها وتفسيرها بغرض الوصول
إلى حقائق وقواعد وقوانين عامة، لتفسير الظواهر والتنبؤ بحدوثها، ويرى هؤلاء أن
الإدارة المعاصرة لها جوانب من العلم، فالكثير من الظواهر التنظيمية أصبحت تخضع
للبحث وتختبر علميًا، كما أن الأسلوب أو المنهج العلمي في التفكير أصبح مستخدمًا في
كثير من مجالات وأنشطة الإدارة.


وإن اختلف الأسلوب العلمي في مجال الإدارة شأنه في ذلك شأن العلوم الإنسانية عن مجالات العلوم الطبيعية.


الإدارة علم وفن:


فنحن إذا اعتبرنا الإدارة فنًا، فإن هذا لا يعني إنكار وجود العلم فيها، لأن أي فن لا بد وأن
يعتمد على علم مساند، وأي فن لا بد له من علم ودراسة تصقله، كما أن العمل العلمي
البحت عند تطبيقه عمليًا؛ فلا بد من وجود مهارات ومواهب معينة حتى يمكن تطبيقه
بنجاح، وهذه المواهب والمهارات هي التي تمثل الجانب الخلاق لدى الممارس.
والإداري في أي موقع أو مجال يحتاج للإلمام بعوامل أخرى بجانب خبراته الإدارية
كالإحصاء والاقتصاد وعلم النفس، وغيرها من العلوم


تعريف الإدارة :


الإدارة هي عملية تخطيط وتنظيم وصنع واتخاذ القرارات مع القيادة و التوجيه وأخيراً عملية الرقابة وذلك باستخدام الموارد التنظيمية من موارد مالية وبشرية ومعلوماتية ومادية بغرض تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفعالية .


ومن خلال تعريف موسوعة العلوم الاجتماعية فالإدارة هي عملية تنفيذ عمل معين والأشراف علية .


ومن خلال نظرة تايلور فالإدارة هي أن تعرف بالضبط ماذا تريد ثم تتأكد من أن الأفراد يؤدون ذلك بكفاءة وفعالية .


ومن خلال نظرة هنري فايلو فالإدارة هي أن تتنبأ وتخطط وتنظم ومن ثم توجه وتراقب .


أبعاد عملية الإدارة :

01 الكفاءة من حيث الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة
02 الفاعلية تحقيق الهدف في الوقت المحدد
03 البعد الإنساني تحقيق ذاتية الإنسان وتطويره
04 البعد الأخلاقي احترام أخلاقيات المهنة وأخلاقيات السوق


عناصر ( مكونات الإدارة ) – ستة عناصر


1. العملية ( PROCESS )
الإدارة هي عملية وتعني عملية هنا الطريقة النظامية لأداء النشاط .


2. الوظائف الإدارية ( MANAGERIAL FUNCTIONS )


وهي الأنشطة الرئيسية التي تتم في كل المنظمات وتشمل هذه الأنشطة الإدارية كل من التخطيط والتنظيم صنع واتخاذ القرار القيادة والتوجيه ومن ثم الرقابة وهذا هو مبدأ عمومية وظائف الإدارة .


3. الاستخدام الأمثل لموارد المنظمة ( OPTIMAL RESOURCE UTILIZATION )


وهنا يكون التركيز على الاستخدام الأمثل بكفاءة وفعالية لموارد المنظمة بغرض تحقيق الأهداف الموضوعة كما يعتبر العنصر البشري هو الأساس في ذلك .


4. الأهداف التنظيمية ( ORGANIZATIONAL GOALS )
بمعنى إنجاز الهدف المحدد الموضوع .


5. الكفاءة ( EFFICIENCY )
الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة بدون إسراف فالمدير الكفء هو الذي يحقق الهدف ويستطيع خفض تكلفة الموارد المستخدمة .


6. الفعالية ( EFFECTIVENESS )
أداء العمل أو الهدف المطلوب في الوقت المحدد والمدير الفعال هو الذي يضع أهدافاً واقعية قابلة للقياس والتحقيق ومطلوبة .
(( بمعنى أن المدير الناجح هو الذي يكون فعال في إنجاز الهدف وكفئ في استغلال الموارد ))




المدير و المنظمة :



المدير : ( MANAGER )


تعريف المدير :
فرد في المنظمة مسئول عن أداء مجموعة من المرؤوسين بغرض تحقيق أهداف المنظمة وذلك من خلال ما يقوم به من وظائف العملية الإدارية من تخطيط تنظيم صنع واتخاذ القرار قيادة وتوجيه ومن ثم الرقابة مع الاستخدام الأمثل للموارد التنظيمية المتاحة .
((بمعنى أن على المدير ثلاثة مهام رئيسية وهي العمل مع الأجرين – القيام بالوظائف الإدارية – تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة وذلك لإنجاز أهداف المنظمة بكفاءة وفعالية ))


أذن للمدير صفة العمومية والانتشار وهو الدعامة والركيزة الأساسية لكل منظمة


المنظمة : ( ORGNIZATION ) مجموعة من الأفراد يعملون معاً بتقسيم معين لغرض تحقيق هدف مشترك .


أنواع المديرين


: هناك خمسة تصنيفات يتم على أساسها تحديد أنواع المديرين :
1- حسب المستوى الإداري{مديرو الإدارة العليا – الوسطى – المستوى الأول }
2- حسب مجالات الإدارة { مدير تسويق – أنتاج – مالية – مبيعات – مدير إداري }
-3 حسب نطاق الأشراف { مدير وظيفي – مدير عام }
-4 حسب نوع المسئولية{مدير تنفيذي – مدير استشاري }
-5 حسب المسمى الوظيفي { مدير – مدير إداري رئيس إداري }


أولاً :
أ – مديرو الإدارة العليا هم مجموعة صغيرة من الإداريين تتحمل مسئولية المنظمة ككل وهم واجهة التمثيل للبيئة الخارجية وهم من يضعوا الأهداف الاستراتيجية والسياسة التشغيلية ( الرئيس – نائب الرئيس – الرئيس الإداري }
ب – مديرو الإدارة المتوسطي هم أكبر عدد من المديرين في المنظمات وهم أداة تنفيذ سياسة الإدارة العليا والمشرفين على مديرو المستوى الإداري الأول ( مدير مصنع – مدير المالية – مدير الموارد البشرية }
ج – مديرو المستوى الأول مهامهم الأشراف والتنسيق لأنشطة المرؤوسين وغالباً ما يكون مرؤوس تم ترقيته ( مدير – مشرف – مسئول }



ثانياً :
أ – وهنا التصنيف حسب مجلات الإدارة داخل المنظمة فنجد مثلاً أن داخل مستشفى يوجد مدير مالية مهام عمله هي التعامل مع الموارد المالية للمنظمة من تخطيط مالي رقابة مالية العمليات المحاسبية الموازنات كما أن هناك مدير موارد بشرية ومن مهام عملة اختيار الكفاءات التدريب والتنسيق التعيين تقييم أداء العاملين نظام الأجور والمكافآت كما نجد أيضاً المدير الإداري وهذا له صفة العمومية منطلقاً من خلفية وخبرة جيدة في مجال الإدارة والتعامل مع الأزمات الإدارية
( FINANCIAL MANAGER ) ( HUMAN RESOURCES MANAGER ) (ADMINISTRATIVE MANAGER )


ثالثاً :
أ – وحسب نطاق الإشراف نجد هنا مدير وظيفي متخصص مثل مدير التسويق أو المالية مسئول عن نشاط واحد فقط كما نجد النوع الآخر وهو المدير العام وهو المسئول عن كل الأنشطة ويرأس المدير الوظيفي مثل مدير عام الشركة س


{GENERAL MANAGER }
( FUNCTIONAL MANAGER )


رابعاً :
أ – وهنا التصنيف من خلال نوع المسئولية حيث نجد مدير تنفيذي له دور واضح ومؤثر في المنظمة ومدير استشاري كمعاون نجد فيه الخبرة والتخصص بغرض تقديم المساعدة والدعم للمدراء التنفيذيين مثل المستشار القانوني


خامساً :


أ – وهنا التصنيف حسب المسمى الوظيفي حيث نجد المدير هو من يعمل في منظمة لا تهدف عموماً إلى الربح عكس المدير الإداري مثل مدير إداري في مستشفى ص



العملية الإدارية :


تشتمل العملية الإدارية على خمسة مهام أساسية للمديرين وهي


) التخطيط - PLANNING – التنظيم - ORGANIZING صنع واتخاذ القرار- DECISION MAKING القيادة والتوجيه - LEADING&DIRECTING الرقابة CONTROLLING )




( P ) تحديد أهداف المنظمة وتقرير أفضل السبل لإنجازها. ( إعداد خطة العمل من المدير )



( O ) تنظيم الأفراد والموارد المتاحة لتنفيذ الخطة.



( D ) تحديد مشاكل العمل وضع البدائل ألتصحيحيه واختيار البديل الأمثل.



( L ) جعل أفراد المنظمة يعملون معاً بتنسيق وانسجام لبلوغ الهدف والقيادة الفعالة هي التي تشمل التحفيز والتشجيع والأنصال الجيد مع الأفراد والجماعات.



( C ) التأكد من تحقيق الهدف في الوقت المحدد وهنا عناصر مساعدة أربعة وهي:



(وضع معايير الأداء – قياس الأداء الفعلي – تحديد الانحرافات – الإجراءات التصحيحيه )




ونذكر بأن العملية الإدارية هي العناصر الخمسة السابقة مع الاستخدام الأمثل بكفاءة
وفعالية للموارد المتاحة للمنظمة من أجل تحقيق الهدف ونذكر بأن (فايول) أضاف التنبؤ
قبل التخطيط.


الأدوار الإدارية :


لا بد للمدير الفعال من الخروج من عملية الإدارة الإطار التقليدي إلى مهام التفاوض
والتواصل
ونجد أن المديرين خلال تأديتهم للعملية الإدارية يقومون بعمل أدوار مختلفة ونشير هنا
إلى أن الدور هو مجموعة من السلوكيات والتصرفات التي تتم في مواقف مختلفة وترجع
فكرة الأدوار الإدارية إلى (منت زبرج) ومن هنا نجد أن أدوار المديرين تنحصر في :
- 1 الأدوار الشخصية ( العلاقات ) :


وتشمل الدور الرئاسي التمثيلي كممثل للمنظمة أمام الجهات الرسمية – الدور القيادي
توجيه المرؤوسين لتحقيق الهدف – الدور ألاتصالي حيث تنمية علاقات مع أفراد من
خارج المنظمة تعود بالفائدة على المنظمة.
- 2 الأدوار المعلوماتية :


وتشمل دور المتابع والباحث عن المعلومة بهدف الحصول على المعلومات التي يمكن أن
تؤثر على المنظمة – كما هناك دور الإعلامي وهو من يشارك المرؤوسين في المعلومة
التي يمكن أن تفيد دورة العمل – وأخيراً دور المتحدث الرسمي باسم المنظمة.
-3 أدوار صنع القرار :


وهنا يلعب المدير أربعة أدوار نتيجة الأدوار المعلوماتية التي وردت إلية وهي دور
المبادر بمعنى أخذ زمام المبادرة لانتهاز الفرص التي يمكن أن تفيد المنظمة – دور
المعالج للأخطاء ( الخلل ) بمعنى التعامل مع المشاكل وعلاجها – دور تخصيص
الموارد المتاحة وهو التنسيق بين احتياجات الأقسام المختلفة – دور المفاوض وهو
الاجتماع مع الأفراد وجماعات العمل لمناقشة الخلافات والعمل على حلها.
EFICTIV MANAGER
أذن المدير الفعال هو الذي يفعل وظائف العملية الإدارية ولدية القدرة على الابتكار
والتجديد.



المهارات الإدارية :

التصنيف الأول لـ كاتز ويقول أن المهارات الأساسية للمديرين ثلاثة وهي :
مهارات فنية وتعني الإلمام بالعمل مثل المهندسون المحامون المحاسبون وهم من
يحصلون على المهارة الفنية بقدر كبير من خلال التعليم الرسمي – مهارات سلوكية
إنسانية التعامل والتفاعل الجيد مع الآخرين والتأثير بهم – مهارات فكرية وهنا قدرة
المدير على رؤية المنظمة ككل متكامل والربط بين التنبؤ والتخطيط والتحليل ...
ومن المهم الإشارة بأن المهارة الفنية تزيد لدى مديرو المستوى الإشرافي الأول غير أن
المهارة الفكرية تزيد لدى الإدارة العليا مع عموم أهمية المهارة السلوكية الإنسانية لدى
جميع المستويات.
والتصنيف الثاني لـ جريفين حيث أضاف على المهارات السلوكية و الفنية و الفكرية
المهارات التشخيصية و التحليلية فالمهارة التشخيصية تعني قدرة المدير على تشخيص
المشاكل داخل المنظمة وليس بالضروري هنا أن تكون عملية التشخيص للمشكلات فقط
بل من الممكن أن تكون ذات جانب إيجابي وعن المهارة التحليلية بمعنى تحديد المتغيرات
التي تطرأ ، ومن هنا نجد أن المهارة التشخيصية تساعد على فهم الموقف بينما المهارة
التحليلية تساعد في تحديد التصرف الملائم لهذا الموقف



الإدارة أسلوب حياة .. كيف ذلك ؟


عندما ننظر لمفهوم الإدارة الحقيقي ..
نجدة متـأصل في جميع جوانب حياتنا فعلى المستوى الشخصي الشخص يدير نفسه ويتحكم في توجهاته ودوافعه وعلى مستوى المجتمع فالأب بالمنزل يستخدم الإدارة في الكثير من أمور المنزل .
إذا الإدارة هي أسلوب حياة نجدها في جميع أمورنا



المشكلات الادارية





ماهو الهدف من طرح هذا الموضوع ؟


1. بيان الطرق المنهجية للتعامل مع المشاكل:وإذا فقدنا المنهجية غرقنا في الهمجية !
2. التخفيف من حدة الذعر وهول الدهشة الناتجين عن حدوث المشاكل : فرباطة الجأش مطلوبة ؛ ويجب على القائد أن يتعامل مع الأمور الصعبة وكأنها أحداث طبعية .
3. توضيح الإيجابيات المستفادة من المشكلات:وسيأتي بيانها .
4. التأكيد على ضرورة الصراحة والدقة والوضوح في التعامل مع المشكلات.


# أين يقع حل المشكلات واتخاذ القرارات في خريطة العمليات الإدارية ؟


العمليات الإدارية هي :
أولاً : التخطيط : ويشمل وضع الأهداف والمعايير ورسم السياسات والإجراءات وإعداد الموازنات وكتابة الجدول الزمني .
ثانياً : التنظيم : ويشمل الهيكل والمهام والعلاقات ثم اختيار المناسبين لشغل المناصب .
ثالثاً : التوجيه والإشراف : ويشمل التحفيز والقيادة والاتصال .
رابعاً :الرقابة : وتشمل تحديد المعايير الرقابية وقياس الأداء وتشخيص المشكلات وعلاجها بالقرارات الصائبة .


ما معنى المشكلة لغوياً ؟
تدور معاني " شكل " في اللغة على الاختلاط والتشابه .


# تعريف المشكلة:
هي الصعوبات التي تواجهنا عند الانتقال من مرحلة إلى أخرى؛ وهي إمّا تمنع الوصول أو تؤخره أو تؤثر في نوعيته.


# مكونات المشكلة :
1. المشكلة : الوضع الموجود وصفاً وأسباباً .
2. الحل : الوضع المنشود مع تصوره وحصر منافعه . " الوظيفة الحقيقية للحل هي أن يؤدي إلى نتائج إيجابية مع استمرار نفس المدخلات التي كانت تؤدي لنتائج سلبية فالخطأ في حل مسألة رياضية لا يسوغ تغييرها وتبديلها . حاول دائماً التركيز على الحل والخروج من سياق ذهنية المشكلات حتى تحافظ على الروح الإيجابية ولا تقع في مصيدة السلبية .
3. الطريق من المشكلة للحل : آليات التنفيذ .


# أنواع المشاكل:
مشكلات في التنفيذ:
وهي الانحراف عن المعايير المحددة بزيادة أو نقص.
مشكلات في الإنجاز:
وهي ما يمنع من الوصول إلى وضع أفضل.


# تقسيمات أخرى:
 متفاقمة – متلاشية – ثابتة.
 مفاجئة – متوقعة .
 متكررة – نادرة .
 جماعية – فردية .
 حديثة – قديمة .
وتكمن أهمية التقسيم في تحديد استراتيجية التعامل مع المشكلة .


# مقدمات مهمة عن المشكلات الإدارية:
1. لا تتصرف من فورك إلا في الأزمات الخطيرة.
2. السرعة في حل المشكلة قد يضيع الوقت والجهد ويساهم في خلق مشكلة جديدة.
3. قد يستحيل الحصول على حلول كاملة في واقع غير كامل !
4. إنّ ما يزعج الناس ليس مشاكلهم، وإنّما نظرتهم لها.
5. التعايش مع المشكلة أمر مطلوب أحياناً.
6. قد يحسن تجاهل المشكلة بعد استيفاء دراستها !
7. وازن بين الفعل التكيفي " لتهدئة الآثار " وبين الفعل التصحيحي " التوصل إلى حل ".
8. يفترض تسمية المشكلة باسم معين يتعارف عليه.
9. يجب أن يعلم رئيسك بالمشكلة عن طريقك.
10. تأكد أنّك لست جزءاً من المشكلة أو سبباً رئيساً لها: وهذه تحتاج إلى نقد الذات وإشاعة ثقافة الحوار والنقد البناء بين العاملين .
11. لا تحاول استنتاج شئ ثمّ تسعى لإثباته.
12. لا تقفز مباشرة إلى الحل.
13. لا يكن البحث عن كبش فداء أهم من حل المشكلة.
14. ميز بين أخطاء الأفراد وأخطاء النظام.
15. اسأل دائماً عن المظاهر والحقائق وليس عن المشاعر والأحاسيس.
16. كثير من المشاكل لها خاصية التفاعل والاتجاه نحو التضخم.
17. لا يوجد سبب واحد لكل مشكلة؛ بل عدّة أسباب متداخلة.
18. فجوة الأداء هي الفرق بين ما ينبغي فعله وبين الواقع الفعلي للعمل!
19. لا يمكن حل المشكلة بمستوى التفكير نفسه عندما أوجدناها !
20. نحتاج في حل المشكلات إلى مهارات التفكير الإبداعي والتحليلي .
21. إذا وقعت في مشكلة ففكر في مفاتيحها.. لا في قضبانها !
22. لابد من فتح طرق الاتصال بكل أشكاله: الصاعد والنازل والبيني : ويعد الفشل في الاتصال وباء الإدارة المعاصرة ؛ وينسب 85 % من النجاح في العمل إلى مهارات الاتصال .
23. حل المشكلات ـ في الغالب ـ منطق وليس عاطفة: ومن سمات العاطفة الانفلات والجموح فلا مكان لها في حل المشكلات.
24. استشراف المستقبل يمنع حدوث المشكلة أو يقلل من أثرها : وعلم المستقبل من العلوم التي لم تحظ بعناية المسلمين ولذا نعاني من " صدمة المستقبل " ومن " توالي الضربات والمحن " .
25. العمل على تحقيق أهداف دائمة يستلزم عقد لقاءات منظمة لحل المشاكل وتوثيق المعلومات المتعلقة بحل المشاكل لمنع تكرار حدوثها.
26. يجب إطلاع المسؤول الجديد على مشاكل العمل وحلولها، ويجب على المدير الإطلاع بشكل دوري على ملف المشكلات.


# المشكلة فرصة ثمينة !:
المعنى المرادف للمشكلة عند الصينيين هو:
الفرصة ! # فرصة.. لماذا ؟
 إيجاد حل جديد وعدة حلول أخرى بديلة لكل مشكلة.
 اكتشاف قدرات فكرية وطاقات عملية.
 استمرارية البحث عن برامج وآليات جديدة وإبداعية.
 تحافظ على وحدة المجموعة وتزيد من ثباتها مما يعزز روح الفريق الواحد.


# كيف تدرك المشكلة ؟
1. بالمقارنة مع التاريخ السابق.
2. بالمقارنة مع مجموعات متشابهة.
3. من خلال النقد الخارجي.
4. بالرجوع لأهداف الخطة وبرامجها.


# حال الناس مع المشاكل:
• النفي أو الغفلة: تتراكم.
• التضخيم والتهويل: اليأس.
• الاعتدال والتوسط: الحل.


# أسئلة مهمة عند تحديد المشكلات:
 ما مدى حدّة المشكلة وصعوبتها ؟
 ماذا عن تكرار حدوث المشكلة ؟
 ما مدى أهميّة المشكلة ؟
وبالإجابة الصريحة على هذه الأسئلة تتحدد طريقة التعامل مع المشكلات .


# الأساليب المتبعة للتعامل مع المشكلات:
* لا تفعل شيئاًً :
1. إذا كانت المشكلة ستحل تلقائياً .
2. إذا كانت آثارها ضعيفة .
3. إذا كانت تكلفة الحل أعلى من تكلفة المشكلة .


* معالجة الآثار :
1. عندما نتوقع زوال السبب .
2. عندما تكون تكلفة معالجة السبب كبيرة .
3. عندما يكون السبب خارج السيطرة .


* مراقبة الوضع فقط :
1. إذا كانت غير ملحة .
2. إذا بدأت بالتلاشي .
3. إذا كانت الأسباب غير واضحة .


* معالجة المشكلة:
1. إذا كانت خطيرة .
2. إذا كانت متفاقمة .
3. إذا جاء أمر بعلاجها من جهة عليا.


# من أسباب عدم مواجهة المشكلة :
1. الجهل بحدوثها.
2. الارتياح.
3. كونها تتعلق بشخص محبوب أو مكروه .
4. إذا كانت .......؟ انظر أساليب التعامل مع المشكلات .


# أخطاء في تحديد المشكلات :
 تجميع المشاكل الصغيرة كمشكلة كبيرة واحدة : فمن الحكمة تحجيم العدو وليس تضخيمه .
 الاعتماد على المشاعر دون الحقائق .
 القفز مباشرة إلى الأسباب والحلول .
 الاختلاف حول معيار الأداء القياسي : ومن أسباب ذلك غياب التخطيط أو ضعفه .
 التركيز على الأسباب الخارجية فقط . " وإن تصبروا وتتقوا لا يضركم كيدهم شيئاً " .
 إغفال مشاركة المستويات الإدارية القريبة من تنفيذ العمل .


# أسلوب كبنر- تريجو لتحديد وتعريف المشكلات :
ماهي المشكلة ؟
أين المشكلة ؟
ماهي السمات المميزة للمشكلة ؟
ماذا ومن تعني المشكلة ؟
متى حدثت / تحدث المشكلة ؟
ما الذي يبقى ثابتاً ؟ وما الذي يختلف ؟
هل المشكلة تكبر أم تصغر ؟ ماهو الشيء المميز عند تغير حجمها ؟
ماهو الوضع الطبيعي ؟
أين الوضع الطبيعي ؟
ماهي السمات المميزة للوضع الطبيعي ؟
ماذا ومن لا تعنيه المشكلة ؟
متى لا تحدث ؟


# أدوات مهمة في حل المشكلات :
أين توضع هذه الأدوات ؟؟؟ضعها في متناول يدك .
الأدوات هي :
من؟ ماذا؟ أين؟ متى؟ كم؟ كيف؟ لماذا؟


# من الذي يدعى لحل المشاكل ؟:
لا بد أن تتوافر فيمن يحضر جلسات مناقشة المشاكل وحلها صفة أو أكثر مما يلي :
1. لديه معلومات عن المشكلة وأطرافها .
2. صاحب خبرة للمشورة والرأي .
3. جيد التدريب والمهارة .
4. ملتزم بالتنفيذ .
5. من يراد تدريبه وتهيئته .


# الحل الجماعي : إيجابيات وسلبيات :
الإيجابيات :
1. تنوع الأفكار وتلاقحها .
2. تعدد مصادر المعلومات .
3. أقل تحيزاً . حيث تنتفي الدواعي الشخصية .
4. فرصة للتواصل والتدريب .
5. الالتزام العالي بالأداء .
6. اختيار أفضل الحلول المقترحة . بسبب مشاركة عدة عقول في الحل والاختيار .
7. مشاركة عدة مستويات إدارية . فتشارك الإدارة العليا التي تهتم بالتخطيط والإدارة الوسطى المهتمة بالإشراف والإدارة الدنيا المعنية بالتنفيذ .


السلبيات :
1. إغفال تسجيل الأفكار .
2. التنافس المنفر .
3. المواكبة والمجاراة . بسبب الركون إلى خبرة أو مكانة أحد المشاركين .
4. الافتقار إلى التوجيه الموضوعي . انظر أسلوب القبعات الست في التفكير .
5. المقيدات الزما نية والمكانية .
6. سيطرة طريقة تفكير الرئيس .


# أسباب الفشل في حل المشكلات :
1. عدم اتباع المنهجية في تحديد وحل المشكلات .
2. وضع المشكلة خارج نطاقها الحقيقي .
3. نقص المعلومات أو التحليل السيئ للمشكلة .
4. استخدام نوع واحد من التفكير (طريقة القبعات الست) .
القبعة البيضاء = نظرة موضوعية للأمور
القبعة الحمراء = الانفعال والحدس والتفكير الفطري
القبعة السوداء = الحذر والتشاؤم والتفكير السلبي
القبعة الصفراء = الممكن والمنطق الإيجابي
القبعة الخضراء = الأفكار الجديدة والتفكير الخلاق
القبعة الزرقاء = ضبط عملية التفكير
5. غياب أو تحجيم مشاركة الأطراف المعنية .
6. الخوف من الفشل ومن التجديد ومن تبادل الأفكار .
7. مقاومة التغيير .
8. التوقف عن التنفيذ أو ترك المتابعة والتقويم .


# أهمية المعلومات لحل المشكلات :
 المعلومات مهمة لحل المشاكل إذ المعلومة قوة .
 لا بد أن يكون للمعلومة صلة بالموضوع .
 توقيت الحصول على المعلومة مهم .
 يجب أن تكون المعلومات دقيقة ومفصلة وكاملة .
 شرعية طريقة الحصول على المعلومة .
 لابد من التعامل بكفاءة مع المعلومة .


# أنواع المعلومات:
خارجية وداخلية .


# مصادر المعلومات :
 المصدر البشري .
 البيانات الاولية والثانوية والتاريخية .
 البيانات الوصفية والكمية .
 التنبؤات والتوقعات واستشراف المستقبل .
ويمكن الحصول على هذه المعلومات من التقارير والكتب والاستبانات وغيرها .


# أدوات تحليل المعلومات :
 سمكة إشيكاوا: حيث تكتب المشكلة وتحدد أهم أسبابها وأكثرها تأثيراً .
 خرائط الزمن : من خلال رسم بياني يتضح زمن الانحراف وبتحليل الزمن يتعرف على الأسباب .
 خرائط الإجراءات:لتحديد مكمن الخلل فيعالج .


# خطوات تحليل المشكلة:


1- تعريف المشكلة وتمييزها. " المشكلة المعرفة جيدا هي مشكلة نصف محلولة .
2- تحليل المشكلة : أسبابها ؛ماذا نريد ؟هل تؤثر على أهدافنا ؟ ..
3- إعداد قائمة بالحلول ( طريقة العصف الذهني ) .
تقوم طريقة العصف الذهني على مبادىء : الحرية في طرح الأفكار ؛ يمكن البناء على فكرة مطروحة ؛ عرض الأفكار دون نقد ؛ الكم الكثير يولد الكيف المتميز . ثم تمحص الأفكار ويحذف المكرر و يختار المناسب منها ويقارن بينها .
4- تقييم الحلول (حسب المعايير) . " الملائمة وتشمل المهارات المطلوبة والموارد البشرية والمادية ، التكلفة ، المخاطر : هل لديك القدرة على تحمل أسوأ النتائج المتوقعة ( تقييم الخطر النازل ) ، مراعاة البيئة والقيم والمفاهيم الشخصية ، مستوى القبول للقرار .
فعالية التنفيذ = النوعية * القبول .
5- تحديد الخيار الأفضل واتخاذ القرار . " الايجابيات والسلبيات ( النوع لا العدد ) ، الإجماع الحقيقي ؛ التصويت ( بنوعيه : إما اختيار حل واحد أو تقييم جميع الحلول من 10 مثلاً وجمع قيم كل حل والأكثر قيمة هو المناسب )
6- وضـــع خـــــطــــــة للتــنــــفـــيـــذ . " لأنه إحداث تغيير ، توقع المخاطر ثم حاول منعها أو تقليلها ، ناقش الأفراد التفيذيين فلابد من القناعة والوضوح والاستعداد النفسي وبين لهم منافع القرار ومضار عدمه .
7- المتابعة والتقييم : . " تابع التنفيذ ولا حظ مؤشرات النجاح أو الفشل ، اعترف بالقرار السيء ؛ عند الحاجه الدائمة للقرار اجعله سياسة ، تأكد من انتهاء المشكلة واتخذ خطوات وقائية لمنع تكرارها ، اكتب تقريراً مفصلاً لرئيسك .