تعريف التخطيط Planning

تعريف التخطيط Planning:

1- مرحلة التفكير في المستقبل والتنبؤ بالمشكلات والإمكانيات والاحتياجات والاستعداد للمستقبل".

2- التقرير سلفاً بما يجب عمله لتحقيق هدف معين. وهو عمل يسبق التنفيذ، ويمثل إحدى وظائف المدير: التخطيط، التنظيم، التوجيه،الرقابة".

3- حصر الموارد والجهود في ضوء قراءة عقلانية للمستقبل وتوظيف هذه الموارد والجهود بما يخدم أهداف المنشأة وذلك من خلال رسم السياسات والاستراتيجيات وتحديد مسار العمل في كل النشاطات".(1)

4- برنامج عمل متكامل مبني على أساس الاحتياجات الفعلية للمنظمة، بحيث يتمكن من خلاله العاملون من بلوغ أهدافهم في أوقات زمنية محددة".

عناصر التخطيط:

يرى البعض أن التخطيط يتطلب ما يلي:

1- وضع الأهداف (Goals) والمعايير.

2- رسم السياسات والإجراءات.

3- التنبؤ وإعداد الموازنات.

4- وضع برامج العمل والجداول.(1)

و يرى البعض الآخر أن عملية التخطيط تشتمل على عدد من الخطوات المنطقية هي:

1- التحديد المسبق للأهداف المراد الوصول إليها.

2- وضع رسم السياسيات والقواعد التي نسترشد بها في اختيارنا لأسلوب تحقيق الهدف.

3- وضع واختيار بديل من بين عدة بدائل متاحة لتنفيذ الهدف المطلوب، وتحديد الإمكانات اللازمة لتنفيذ هذا البديل.

4- تحديد الإمكانات المتاحة فعلاً.

5- تحديد كيفية توفير الإمكانات غير المتاحة.

6- وضع البرامج الزمنية اللازمة لتنفيذ الهدف، والتي تتناول تحديد النشاطات اللازمة لتحقيق الهدف، وكيفية القيام بهذه النشاطات، والترتيب الزمني للقيام بهذه النشاطات ثم تحديد المسؤولية عن تنفيذ هذه النشاطات.(2)

عموماً نقول أن الخطة تتضمن العناصر التالية:

1- الأهداف.

2- الأساليب والأنشطة.

3- مكان التنفيذ.

4- زمن التنفيذ.

5- التكلفة المادية.

6- المسؤوليات.

7. التقويم.

تعريف التخطيط الاستراتيجي Strategic Planning:

"عملية اختيار أهداف المنظمة وتحديد السياسات والاستراتيجيات اللازمة لتحقيق الأهداف وتحديد الأساليب الضرورية لضمان تنفيذ السياسات والاستراتيجيات الموضوعة، ويمثل العملية التخطيطية طويلةالمدى التي يتم إعدادها بصور رسمية لتحقيق أهداف المنظمة".

"التخطيط الذي يكون مهماً، ويحدث تغيير نوعي في المنظمة، وتمارسه الإدارة العليا، وتأثيره بعيد المدى". ومن أمثلته، التخطيط لإضافة خط إنتاجي جديد أو التخطيط لفتح سوق جديدة.

"العملية التي تنقلنا من الحاضر للمستقبل بحيث يكون الطريق ممهداً وجاهزاً ومناسب للانتقال، فالتخطيط الاستراتيجي تخطيط بعيد المدى يأخذ في الاعتبار المتغيرات الداخلية والخارجية، وهو عملية تبنى على دراسة المستجدات داخل وخارج المنظمة".

"العملية التي يتم من خلالها تنسيق موارد المؤسسة مع الفرص المتاحة لها وذلك على المدى الطويل"، والخطة الإستراتيجية هي: "خطة عمل شاملة طويلة الأجل تهدف المؤسسة منخلالها إلى تحقيق الأهداف الموضوعة".

"العمليّة التي يتم بواسطتها تصوّر مستقبل المؤسسة، وعملية تطوير الوسائل والعمليات الضرورية لتحقيق هذا المستقبل ويضع أجوبة صحيحة وكاملة للأسئلة التالية: أين نذهب في مسيرتنا؟ ما هي النقطة أو المنطقة أو البيئة أو المرحلة التي نذهب إليها في كيفيتها وشروطهاوظروفها؟كيف نصل إلى ما نريد؟".(1)،(3)

يُنظر إلى التخطيط الإستراتيجي باعتباره محاولة للإجابة على السؤال التالي: كيف نرى أنفسنا في المستقبل؟(4)

وفرق د/احمد ماهر بين التخطيط والتخطيط الاستراتيجي قائلا: التخطيط: هو امتداد للماضي باستخدام بياناته لمعرفة ما يجب أن يكون في المستقبل، وهو عادة ما يتم استناداً على التنبؤ. والتخطيط الاستراتيجي: ضرب من ضروب اختراق حجب المستقبل والغوص في عمقه لتحديد شكل المنظمة. وان كان التخطيط يعني تحديد حجم النشاط في المستقبل، فان تغيير نوعية هذا النشاط وشكلها تمثل ما يطلق عليه بالتخطيط الاستراتيجي.(1)

عناصر التخطيط الإستراتيجي:

1. تحديد الأهداف (Objects)، وصياغة إطار عام للإستراتيجية.

2. دراسة العوامل الخارجية المحيطة، وتحديد الفرص التي تتيحها والمخاطر التي تفرضها، وكذلك العوامل الداخلية وتحديد ما تتضمنه من نقاط القوة والعنف (SWOT Analysis).

3. تصور وصياغة السيناريوهات ("what if" scenarios).

4. ترجمة الأهداف طويلة المدى إلى أهداف متوسطة وقصيرة المدى، ووضع السياسات والخطط والبرامج الزمنية والموازنات لتحقيقها.

5. تقييم الأداء في ضوء الأهداف والخطط الموضوعة، ومراجعة وتقييم هذه الخطط في ظل الظروف المحيطة.

6. تهيئة المناخ العام للتغيرات المصاحبة للقرارات الإستراتيجية.(4)

وتجدر الإشارة إلى هناك منهجيات عديدة تستخدم للتخطيط الإستراتيجي تسلك نفس الخطوات الثلاث التالية:

1. تقييم الوضع الحالي وكيف حدث.

2. تحديد الغايات والأهداف (أو ما يسمى أحياناً ideal state).

3. رسم الطريق لتحديد هذه الغايات والأهداف.

هناك منهج آخر يسمى Draw-See-Think

•Draw: ما هي الصورة المثالية أو الوضع النهائي المرغوب؟

•See: ما هو الوضع الحالي، وما هي الفجوة بينه وبين الوضع المثالي، ولماذا؟

•Think: ما هي الإجراءات التي ينبغي اتخاذها لسد الفجوة بين الوضع الحالي والوضع المثالي؟

•Plan: ما هي الموارد المطلوبة لتنفيذ ذلك؟(4)

ونلاحظ أنه كلما شارك عدد كبير في التخطيط خرج بشكل مكتمل ومميز وان من متطلبات التخطيط الاستراتيجي عدم وجود صراعات قوية ومدمرة بين الإدارة والموظفين، وان من أهم عناصر التخطيط الاستراتيجي: الرؤية والرسالة والقيم وتقييم الوضع وغايات وأهداف واستراتيجيات، حيث أن اكتمال العناصر كلها مطلب لتخطيط استراتيجي ناجح.

وعليه فالخطة جزء من الإستراتيجية، بمعنى أن التخطيط الإستراتيجي يكون محتوياً للتخطيط، لأنه أعم وأشمل منها وبالذات من حيث أهداف كلاً منهما، فأهداف التخطيط الاستراتيجي تعد غايات (Objects) بينما أهداف الخطة تظل مجرد أهداف(Goals).